Het verschil tussen een project leiden en managen

KMOB houdt zich onder andere bezig met het verbeteren van de prestaties en het welzijn van projectleiders. Wij zorgen ervoor dat zij hun projecten efficiënter kunnen beheren; sterkere relaties opbouwen met hun stakeholders; hun team motiveren en het vergroten van het individuele vertrouwen.

In gesprekken met projectleiders hebben we het vaak over de verschillen tussen managen en leiden. Een van de grootste onderscheidende factoren tussen een gemiddelde en een goed presterende projectleider is de mate waarin ze een team leiden versus alleen managen van een team.

Top-down managen

De meeste projectleiders managen het project en leiden het niet. Dit betekent dat ze erg rationeel en taakgericht zijn. Ze richten zich op gebeurtenissen en processen zoals het berekenen van de inspanning, het inschatten van de duur van werkzaamheden, het toewijzen van middelen, het rapporteren van voortgang, enz. En de manier waarop ze het team managen is er een op basis van autoriteit, in de vorm van: “Als projectleider heb ik autoriteit over mijn teamleden. Ze moeten doen wat ik hen zeg, want dat is waar ze voor worden betaald. Dit is een “top-down”-benadering. Projectleiders vertellen mensen over het algemeen wat ze moeten doen.

Mensgericht leiderschap

Leiderschap is daarentegen heel anders, vooral omdat het meer op mensen gericht is. Leiders vertellen mensen meestal niet wat ze moeten doen. In plaats daarvan motiveren leiders teamleden door hen op individueel niveau aan te spreken en door hen te inspireren om bij te dragen aan de algemene visie. Leiders begrijpen wat het is dat elke persoon drijft en kunnen individuen laten zien hoe hun sterke punten in het grotere geheel passen. Leiders zijn meer visionair en inspirerend, en niet zo gefocust op het centraal stellen van vaardigheden.

Een andere manier om leiden en managen te vergelijken, is te stellen dat het management erg rechtlijnig is. Er is vaak een goed en een verkeerd proces om te volgen, en de manager bevestigt dat. Leiderschap is daarentegen veel opener. Leiders stellen vragen en luisteren naar mensen en stellen hen in staat zich te ontwikkelen in plaats van hen alleen te vertellen wat van hen wordt verwacht.

Beheer taken, leid mensen

Wij zeggen niet dat de een beter is dan de ander, of dat projectleiders moeten stoppen met managen en alleen gaan leiden. Verre van dat! Projectleiders hebben beide nodig. Het probleem is dat de meeste projectleiders alleen managen; ze leiden nooit. En we hebben een gezond evenwicht nodig tussen de twee benaderingen.

Als vuistregel moet je taken, mijlpalen en processen managen en mensen leiden.

Blijf dus gericht op deze twee vaardigheden wanneer je een project inschat, plant en rapporteert, maar verlaag jouw managersinstelling als het gaat om teamvergaderingen en het één-op-één en motiveren van een individueel teamlid. Wees opener en mensgerichter wanneer leiderschap vereist is. Vraag teamleden bijvoorbeeld wat ze graag doen, welke ideeën ze hebben over hoe het team effectiever kan werken en betrek ze bij de beslissingen die hen aangaan. Zet een-op-een vergaderingen op voor hen – niet voor jou – en doe echt jouw best om meer te luisteren dan je spreekt.

Er is een grote overlap tussen management en leiderschap en in veel situaties moeten we beide benaderingen gebruiken.

Verbeter jouw leiderschapsvaardigheden

Hoe leer je jezelf leiderschapsvaardigheden aan? Hier is een oefening die je leiderschapsspieren zal trainen. Kies om te beginnen een persoon in jouw team waarmee je op je gemak kunt “oefenen”.

Plan een afspraak
Begin met het plannen van een afspraak waarbij de agenda geen verband houdt met een specifieke taak of werkopdracht, maar waar je een gesprek voert over het grotere geheel. Over de verbinding tussen de mens en de techniek, het project. Wanneer je managet, vraagt ​​je meestal aan het teamlid of zij de taken hebben voltooid die je ze toebedeeld zijn of dat er problemen zijn. Maar in deze vergadering wil je een ander soort agenda volgen – een waarin je vragen stelt over ideeën, doelen en hoe het teamlid zijn rol ziet in de visie van het project. Het doel van deze bijeenkomst is om vertrouwen op te bouwen en erachter te komen hoe je het individu beter kunt motiveren.

Leg uit waar de vergadering over gaat. Wanneer je jouw teamlid ontmoet, moet je hem meteen laten weten dat het doel van de vergadering is om van de gelegenheid gebruik te maken om naar het grotere geheel te kijken en hoe hij daarin past. Stel dat je meer inzicht wilt krijgen in hoe hij kan bijdragen aan de successen van het project. Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt om meningen en ideeën te bespreken. (Hij is in dit stuk gebruikt voor zowel de hij als zij vorm)

Stel open vragen. Voer een algemeen gesprek over het project, de rol van het teamlid en wat volgens hem kan worden verbeterd. Probeer het gesprek niet te veel te sturen, maar sta open voor de mogelijkheid dat het een onverwachte wending kan nemen. Om te beginnen kun je een van de volgende vragen stellen:

  • Hoe voel je je dat het project verloopt?
  • Over welke thema’s maak je je zorgen?
  • Welk deel van je werk vind je het leukst? Wat kost je moeite?
  • Welke suggesties heb je voor hoe we het project kunnen verbeteren?
  • Hoe kan ik JE beter ondersteunen om goed werk te leveren?

Oefen, oefen, oefen
Naarmate je meer vertrouwd  raakt met deze niet-transactionele manier van omgaan met mensen, zal het proces natuurlijker naar je toe komen en zul je merken dat je een grotere interesse begint te krijgen in de mensenkant van het project. Het zijn tenslotte mensen die projecten opleveren, geen processen.

Excelleren als Projectleider

KMOB heeft een special trainingsprogramma voor projectleiders ontwikkeld: Excelleren als Projectleider. Vergroot je inspirerend vermogen en bouw aan verbindingen in je team en daarbuiten. Versterk je regievoering, laat de mensen om je heen excelleren, ontwikkel jezelf structureel en duur­zaam met dit programma. Neem gerust contact met ons op en we praten je graag bij over de mogelijkheden.

KMOB is ontwikkelaar van organisatiecultuur, leiderschap en visie, voornamelijk binnen de sectoren infra en zorg. Wij hebben tal van organisaties begeleidt bij het doorlopen van groeifases

Regelmatig tips ontvangen over het ontwikkelen van teams, organisatiecultuur, leiderschap en visie?

Onze laatste tips en inzichten automatisch in je mailbox.

Something went wrong. Please check your entries and try again.