Functioneringsgesprek voorbereiden en uitvoeren: de gesprekkencyclus

Een functioneringsgesprek voorbereiden en goed uitvoeren is van belang in het kader van een goede cyclus van gesprekken met medewerkers door het jaar heen. Het bewust tijd nemen voor en afspraken maken met de medewerkers is van belang voor het succes van het bedrijf en het succes van de medewerker, zodat organisatie en individu beide optimaal gaan presteren; beide succes gaan bereiken.

Het belang van een cyclus van gesprekken

Als directeur-eigenaar, leidinggevende en/of manager in een MKB-bedrijf weet u dat het consequent voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken best een hele klus is en ook discipline vraagt. Want de waan van elke dag verdringt vaak de momenten voor een individueel gesprek met de medewerker om terug te blikken en ook vooruit te kijken.

De positieve keerzijde is echter dat het consequent voeren van het individuele gesprek een uitstekend middel is om visie en doelen die u als leidinggevende heeft, op individueel niveau met de medewerker te delen en te verdiepen. De cyclus van meerdere gesprekken door het jaar heen biedt een uitstekend kader om te werken aan het succes in uw bedrijf.

Door de cyclus van de gesprekken per medewerker te koppelen aan de visie en vervolgens de doelstellingen van het bedrijf ontstaat er een structuur van bewegen naar het doel toe. Ieder individu gaat zich bewegen als een radar in het geheel, met hetzelfde bedrijfsdoel voor ogen. De medewerker weet namelijk dat als zijn/haar doelen worden bereikt, hiermee het bedrijfsdoel dichter wordt benaderd. Hierdoor wordt succes bereikt voor zowel het bedrijf als de medewerker. Dit motiveert zowel de medewerker als het bedrijf om nieuwe doelen te stellen en deze na te streven. Beide bereiken succes. Dat is de focus!

Het potentieel in zowel de medewerkers als het bedrijf wordt aangeboord, waardoor de mogelijkheid ontstaat om deze potentie maximaal tot ontplooiing te laten komen.

De meest eenvoudige cyclus

Zoals gezegd, een functioneringsgesprek voorbereiden en goed uitvoeren is best een uitdaging. Het vraagt om het tijd vrijmaken om de bedrijfsdoelen op te stellen en de doelen per medewerker vast te stellen in overleg met de medewerker zelf. Het houden van de functionerings- en beoordelingsgesprekken zelf vraagt ook om een protocol, zodat er geen sprake is van willekeur en het gesprek zijn doel kan bereiken. Ook moeten er verslagen worden gemaakt.

Toch is een eenvoudig spoorboekje te geven.

De meest eenvoudige cyclus door het jaar heen is het plannen en het tijd nemen voor als ook het laten plaatsvinden van een planningsgesprek aan het begin van het jaar, een voortgangs- of functioneringsgespek in het voorjaar en een beoordelingsgesprek in het najaar.

Planningsgesprek

In het planningsgesprek worden concrete doelen afgesproken die de medewerker dat jaar gaat bereiken. Hier wordt in het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek aan gerefereerd.

Functioneringsgesprek

In het functioneringsgesprek wordt gerefereerd aan de gestelde doelen. Tevens worden allerlei gebieden van het functioneren van de medewerker besproken. Het functioneringsgesprek is een vooruitblik. Besproken wordt wat er goed gaat en wat verbeterd kan worden. Het is een gezamenlijke evaluatie, of te wel een tweerichtingsverkeer tussen leidinggevende en medewerker: een dialoog over het functioneren. Dit gesprek is informeel van aard. Juist het functioneringsgesprek is een ontwikkelinstrument waarin de leidinggevende op een coachende wijze de medewerker helpt zijn of haar potentieel te ontwikkelen.

Beoordelingsgesprek

In het beoordelingsgesprek wordt er een terugblik geworpen op de afgesloten periode. Dit gesprek is voornamelijk eenrichtingsverkeer als zijnde een oordeel van de leidinggevende over het gepresteerde van de medewerker, over zowel de vastgestelde doelen als het functioneren. De leidinggevende bekijkt wat de medewerker heeft gedaan met de afspraken en tips uit het functioneringsgesprek. Het beoordelingsgesprek kent formele consequenties. Het is bovenal een beheersinstrument.

Coachen

Hoewel de cyclus drie vaste momenten kent, mag het niet zo zijn dat het functioneren van de medewerker tussentijds, in de dagelijkse praktijk niet meer aan de orde komt. De leidinggevende heeft vooral ook een coachende rol in de dagelijkse praktijk. Vooral in het beoordelingsgesprek mogen geen verrassingen naar voren komen.

Het is bij zowel goed als slecht functioneren van belang dat de afspraken en beoordelingen worden vastgelegd.

De hoofddoelen van deze cyclus zijn motiveren, beheersen en ontwikkelen van de medewerker en hiermee het ontwikkelen van het bedrijf. Zonder ontwikkeling van de medewerkers, zal ook het bedrijf niet ontwikkelen. Hieruit blijkt dat ontwikkelen, coachen betekend.

Loopbaangesprek en 360 graden feedback

Voor bedrijven die verder willen dan alleen de genoemde cyclus is het houden van een loopbaangesprek met iedere medewerker een goed instrument. Door middel van het persoonlijk ontwikkel plan worden middellange en lange termijn doelen gesteld en gekoppeld aan opleiding en ontwikkeling met de gewenste (bedrijfs)doelstellingen als kader.

Nog een stap verder is het toepassen van 360 graden feedback. Bij deze methode van beoordelen wordt naast de mening van de leidinggevende ook de mening van de medewerkers, klanten en leveranciers gevraagd.

Om een start te kunnen maken zijn op deze webpagina GRATIS formulieren aan te vragen voor het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Handig voor bij het functioneringsgesprek voorbereiden.


KMOB Advies
Daniël Krouwel
Onderzoek en analyse, Advies, Implementatie
Toon Beynenstraat 13
4112 JZ Beusichem
Contact


Van Functioneringsgesprek voorbereiden naar beoordelingsgesprek formulier

Van Functioneringsgesprek voorbereiden naar de homepage

Vraag nu de nieuw verschenen publicatie aan: “Succesvolle Projectteams. De Impact van Procesbegeleiding”

------------------------------

KMOB Advies
Daniël Krouwel
Toon Beynenstraat 13
4112 JZ Beusichem

Mobiel: 06 – 154 06 538

KvK Tiel: 11070951

View Daniël Krouwel's profile on LinkedIn