Functioneringsgesprek formulier: uiting van de formele organisatie

Een functioneringsgesprek formulier is een voorbeeld van een uitingsvorm waarin de formele organisatie zichtbaar wordt.

Met een achtergrond in de civiele techniek en een werkveld met veel technische bedrijven en opdrachtgevers ken ik de sterkten en zwakten van de formele organisatie uit eerste hand. Een formele organisatie is nodig maar niet genoeg. De informele organisatie, het geheel van ongeschreven (spel)regels binnen de organisatie is minstens zo belangrijk. De cultuur geeft de organisatie misschien echt haar eigenheid en structuur.

Techniek en organiseren: een goed huwelijk

De technische sector en het organisatievak hebben veel gemeen. Naar hun aard zijn beide planmatig en gestructureerd. Objectivering en wetenschappelijkheid spelen in beide een belangrijke rol.

Met roots in de civiele techniek heb ik kennis en ervaring in de ‘harde kant’ van het organisatievak. Ik voel me hiernaast ook sterk aangetrokken tot de ‘zachte kant’.

Het optimaliseren van de formele organisatie met de nadruk op het zo efficiënt en effectief mogelijk inrichten van de taakverdeling, functie- en taakbeschrijvingen, beleidsrichtlijnen en procedures is een werkveld waar ook in de technische sector nog veel winst te behalen is. Dit is een belangrijk onderdeel, zelfs een vereiste, om efficiënt en met elkaar aan de zachte kant te kunnen werken.

Veel technische bedrijven in het MKB kunnen hun formele organisatie verder verbeteren en zo hun concurrentiepositie versterken.

Optimaliseren van de structuur

Veel technische bedrijven kennen een structureringsprobleem. De organisatie is niet langer ‘lean and mean’ gegeven de veranderende concurrentieverhoudingen. Herstructurering en interne reorganisaties zijn noodzakelijk. De arbeidsverdeling moet bijvoorbeeld opnieuw bekeken worden.

Als adviseur, project- en interim manager krijg ik dikwijls de opdracht een raamwerk te ontwerpen waarbinnen mensen en middelen moeten worden afgestemd op de doelstellingen die de organisatie moet bereiken. De essentie van zo’n structuurontwerp zit in de afspraken over taakverdeling, onderlinge relaties, bevoegdheden en communicatie- en overlegrelaties.

Organisatiehandboek

Het resultaat van de structureringswerkzaamheden wordt vastgelegd in een organisatiehandboek met daarin een organisatieschema, functie- en taakbeschrijvingen en ook afspraken over de overlegstructuur. Een functioneringsgesprek formulier kan hierin ook een plaats hebben.

Uiteindelijk moet precies duidelijk worden hoe de lijnrelatie en de bevoegdheden in de lijn zijn opgebouwd. Ook de relatie met de staf en ondersteunende diensten en/of functionarissen moet helder zijn. Een goede structuur betekent dat iedereen een duidelijk takenpakket heeft, de coördinatie van werkzaamheden goed is geborgd en de organisatie flexibel genoeg is om snel te kunnen anticiperen op veranderende omstandigheden.

Tenzij u kiest voor een organisatie waarin medewerkers meer en meer worden gewaardeerd op basis van competenties. Deze keuze betekent dat medewerkers worden ingezet op die plek in de organisatie die de medewerker en het bedrijf het best dienen. De intrinsieke motivatie wordt dan aangeraakt. Het kan dan wel eens zijn dat uw organisatie afstapt van functie- en taakbeschrijvingen, omdat deze alleen maar belemmerend werken voor de groei van de medewerker en uw bedrijf.

Delegatie

In technische bedrijven die snel groeien en veranderen, staan de taakverdeling en de spreiding van verantwoordelijkheden en bevoegdheden continue onder druk. Overdracht van bepaalde taken komt dan in beeld. Dit is het vraagstuk van delegatie.

Van goed vormgegeven delegatie is sprake als op alle niveaus in het bedrijf juiste en verantwoorde beslissingen kunnen worden genomen en talenten en capaciteiten van medewerkers optimaal worden benut.

Delegatie veronderstelt wel dat men bereid en in staat is te delegeren (vertrouwen en loslaten) en anderzijds dat medewerkers bereid en in staat zijn verantwoordelijkheid te dragen.

Voor nadere informatie over het functioneringsgesprek formulier als uiting van de formele organisatie en mijn inzet bij structuurveranderingen en organisatieontwerp kunt u mij direct bereiken op mijn persoonlijke telefoonnummer 06 - 15 406 538.

Ook kunt u een bericht sturen via het contactformulier.


KMOB Advies
Daniël Krouwel
Onderzoek en analyse, Advies, Implementatie
Toon Beynenstraat 13
4112 JZ Beusichem
Contact


Van Functioneringsgesprek formulier naar de homepage

Van Functioneringsgesprek formulier terug naar Civiele Techniek

Vraag nu de nieuw verschenen publicatie aan: “Succesvolle Projectteams. De Impact van Procesbegeleiding”

------------------------------

KMOB Advies
Daniël Krouwel
Toon Beynenstraat 13
4112 JZ Beusichem

Mobiel: 06 – 154 06 538

KvK Tiel: 11070951

View Daniël Krouwel's profile on LinkedIn